Tanggung Jawab Utama
Manajemen Proses Tender (End-to-End):
Secara aktif mencari, mengidentifikasi, dan meninjau undangan tender atau permintaan sejenis (Purchase Request/RFQ) dari customer kebun atau cabang koordinasi dengan Regional Manager.
- Mempersiapkan, mengajukan, dan memonitor seluruh proses tender/Purchase Request.
- Mengelola seluruh administrasi tender, mulai dari pendaftaran, pengajuan dokumen kualifikasi, klarifikasi teknis dan komersial, hingga finalisasi kontrak dan serah terima.
Analisa Komersial & Kalkulasi Biaya:
Melakukan kalkulasi Harga Pokok Penjualan (HPP) dan struktur harga untuk setiap item produk dalam tender, dengan mempertimbangkan semua variabel biaya.
- Menganalisa biaya distribusi dan logistik (transportasi, bongkar muat).
- Bekerja sama dengan tim Plantation untuk menentukan strategi harga dan margin keuntungan yang optimal untuk setiap tender.
Koordinasi Distribusi & Logistik:
Berkoordinasi secara intensif dengan tim Regional, Logistik, dan Gudang di seluruh wilayah untuk memastikan ketersediaan produk dan rencana pengiriman yang akurat.
- Memastikan semua dokumen pendukung terkait supply (Surat Dukungan, Jadwal Pengiriman, Sertifikat Produk) lengkap dan akurat.
Administrasi & Pelaporan:
Memastikan kelengkapan dan keabsahan semua dokumen pendukung tender (legalitas perusahaan, sertifikat produk, surat dukungan, dll.).
- Memelihara database tender yang komprehensif, mencakup status (menang/kalah), detail harga, dan analisis kompetitor sebagai bahan pembelajaran.
- Membuat laporan rutin mengenai progres dan hasil tender kepada manajemen.
Kualifikasi Kandidat
Pendidikan:
- Minimal Sarjana (S1) dari jurusan Manajemen, Administrasi Bisnis, Agribisnis, Logistik, atau bidang terkait.
Pengalaman:
- Minimal 1-2 tahun pengalaman di posisi serupa (Spesialis Tender, Sales Support, Commercial Analyst).
- Memiliki pemahaman yang kuat mengenai proses pengadaan (procurement).
Keterampilan & Kompetensi (Wajib Dimiliki):
Kemampuan Analitis & Komersial yang Kuat:
Dapat menghitung kalkulasi biaya, penentuan HPP, dan analisa profitabilitas.
- Menguasai Microsoft Excel tingkat mahir (Advanced), termasuk penggunaan fungsi kompleks seperti VLOOKUP, PIVOT TABLE, dan formula logis untuk kalkulasi.
Berorientasi pada Detail & Akurasi Tinggi:
Sangat teliti dalam memeriksa dokumen tender
- Memiliki kemampuan administrasi yang terorganisir dan sistematis.
Kemampuan Komunikasi & Koordinasi Lintas Fungsi:
Mampu berkomunikasi secara efektif dan persuasif dengan berbagai pihak internal (Sales, Logistik, Gudang) dan eksternal (Departemen Procurement Klien).
Manajemen Waktu:
Mampu mengelola beberapa proses tender secara bersamaan dengan efektif.