Ringkasan Pekerjaan:
Bertanggung jawab terhadap administratif dan dukungan perkantoran untuk membantu aktivitas pemasaran dan operasional dari Perusahaan Induk (Holding Company) dan Anak Perusahaan (Subsidiaries). Memastikan semua aktivitas kerja diproses secara akurat dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Tanggung Jawab Utama:
1) Pemasaran:
- Membantu Manajemen dalam menyusun strategi pemasaran dengan melakukan pemetaan target pelanggan;
- Mencari potensi target pelanggan dari perusahaan langsung atau rekanan departemen/divisi Procurement/Purchasing/Operation perusahaan untuk bekerja sama dalam memenuhi kebutuhan barang perusahaan tersebut dengan ketentuan Term of Payment (TOP) 14 – 30 hari;
- Mengumpulkan dan menganalisis informasi perusahaan terkait target pelanggan;
- Melakukan audiensi atau road show dengan untuk pengenalan terkait produk dan jasa perusahaan kepada potensi target pelanggan;
- Menjaga hubungan baik dengan potensi target pelanggan dan seluruh pelanggan yang sudah ada.
2) Operasional:
- Menerima dan memproses permintaan penawaran barang, quotation (RFQ), atau Sales Order dengan melakukan pemetaan jenis barang yang diminta oleh pelanggan;
- Mencari vendor terkait permintaan jenis barang dan harga sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan pelanggan;
- Menentukan vendor yang sesuai untuk dibuatkan surat penawaran harga;
- Menerima dan memproses Purchase Order (PO) dari pelanggan dengan berkoordinasi dengan tim operasional untuk melakukan pembelian dan koordinasi ke vendor terkait;
- Memastikan barang yang dibeli sudah sesuai dengan spesifikasi yang diminta oleh pelanggan;
- Memverifikasi seluruh Request for Quotation (RFQ) dan Purchase Order (PO) dari awal apakah sudah sesuai dengan yang diminta pelanggan;
- Mengirimkan atau mobilisasi barang serta control dan monitoring kondisi barang ke lokasi tujuan pelanggan dengan baik, sesuai, aman, dan tepat waktu;
- Membantu proses administrasi saat pengantaran barang ke tempat tujuan pelanggan dengan menyiapkan dokumen (Delivery Order, Invoice, dll.)
- Menangani keluhan (jika ada) dari pelanggan terkait barang atau pengiriman;
- Membangun dan menjaga hubungan baik dengan vendor;
- Menjaga kelancaran operasional internal perusahaan, seperti komunikasi antar anggota tim atau divisi dan bekerja sama dengan baik dalam tim.
3) Administrasi dan Penyusunan Laporan:
- Membuat laporan rekapitulasi hasil pelaksanaan audiensi atau road show ke target pelanggan dalam mingguan (weekly) dan bulanan (monthly);
- Membuat laporan rekapitulasi hasil penerimaan dari permintaan quotation (RFQ) ke pelanggan dalam mingguan (weekly) dan bulanan (monthly);
- Mengarsipkan dokumen administrasi pengantaran barang ke pelanggan (Purchase Order, Delivery Order, Invoice, dll.);
- Membuat melakukan update database terkait informasi vendor.
4) Pemeliharaan Basis Data:
- Memastikan seluruh pembuatan dan penyimpanan data benar, akurat, selalu diperbarui, dan dapat dipertanggung jawabkan;
- Mengelola seluruh data pelanggan, vendor, dan transaksi secara aman dalam sistem;
- Menjaga kerahasiaan seluruh data internal perusahaan untuk tidak diduplikat/disebarluaskan/disalahgunakan.
5) Verifikasi dan Rekonsiliasi:
- Memverifikasi seluruh data pemasaran dan operasional untuk memastikan kesesuaian antara dokumen dan catatan sistem.
6) Administrasi Umum:
- Menangani tugas administratif seperti pengarsipan, penjadwalan, dan korespondensi;
- Mengelola dan mengarsipkan dokumen atau catatan pemasaran dan operasional sesuai dengan prosedur perusahaan.
7) Dukungan Tim:
- Membantu Manajemen dalam menyediakan semua laporan terkait pemasaran dan operasional;
- Bekerja sama dengan tim operasional untuk memastikan semua proses berjalan lancar;
- Memberikan dukungan administratif kepada tim lain sesuai kebutuhan;
- Menjaga komunikasi dengan baik kepada Manajemen dan Tim.
Kualifikasi:
- Pendidikan minimal D3/S1 atau setara; gelar sarjana di bidang Administrasi, Manajemen, Pemasaran, dan Operasional (atau terkait merupakan nilai tambah);
- Pengalaman kerja minimal 1 tahun di posisi pemasaran dan operasional;
- Pengalaman menjadi marketing atau sales merupakan nilai tambah;
- Kemampuan yang baik dalam menggunakan software dan aplikasi dasar perkantoran seperti Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook, dll.);
- Keterampilan analitis dan perhatian terhadap detail yang tinggi;
- Kemampuan organisasi dan manajemen waktu yang baik;
- Keterampilan komunikasi yang baik secara lisan maupun tulisan;
- Memiliki karakter yang jujur, berintegritas, dan bertanggung jawab;
- Usia 27 – 35 tahun;
- Domisili di JaBoDeTaBek.
Jenis Pekerjaan:
- Kontrak (dievaluasi oleh Manajemen berdasarkan kinerja)
Penempatan:
- Pondok Indah, Jakarta Selatan