Job Descriptions:
1. Menangani kegiatan yang berhubungan dengan kebutuhan Direksi & Komisaris dengan cepat dan akurat
- Menangani korespondensi masuk dan keluar, termasuk surat, email dan panggilan telepon.
- Menyaring informasi penting dan mendistribusikannya kepada pihak yang tepat.
- Menyiapkan dan mendistribusikan notulen rapat.
- Menjaga kerahasiaan informasi penting.
2. Mengelola jadwal Direksi & Dewan Komisaris sesuai kebutuhan dan permintaan
- Maintain jadwal & mengatur janji temu Direksi & Dewan Komisaris.
- Mengatur dan menyediakan kebutuhan rapat seperti membuat agenda dan risilah rapat (Minutes of Meeting).
- Mengatur perjalanan bisnis eksekutif termasuk memesan transportasi dan akomodasi serta kebutuhan lainnya yang terkait.
3. Menangani manajemen dokumen & arsip dengan rapih dan akurat
- Membuat & memastikan sistem pengarsipan dokumen berjalan dengan efisien.
- Menyiapkan dokumen yang dibutuhkan untuk rapat, presentasi, atau tugas lainnya.
- Membantu dalam persiapan laporan dan presentasi.
4. Melakukan pekerjaan administratif lainnya dengan hasil yang berkualitas dan tepat waktu
- Menyiapkan dan memproses dokumen administratif, seperti faktur, tagihan, dan laporan.
- Mengelola biaya dan anggaran kantor.
- Menjamin ketersediaan dan kelancaran operasional kantor.
- Melakukan tugas administratif lainnya sesuai kebutuhan.
- Penyelesaian tugas administratif yang tepat waktu dan berkualitas.
Job Requirements:
- Pendidikan minimum S1 dari jurusan Administrasi Bisnis atau Sekretaris atau setara
- Pengalaman bekerja minimum 2 tahun sebagai Sekretaris Eksekutif Korporasi
- Mahir dalam menggunakan perangkat lunak dan peralatan kantor seperti sistem telepon, online meeting arrangement, printer dan scanner
- Mahir dalam melakukan manajemen data, data entry, perencanaan dan pengaturan acara & filing management
- Memiliki sikap kerja yang profesional, ramah, mampu mendengarkan dengan baik dan diplomatis
- Memiliki kemampuan dalam management waktu yang baik, multitasking, menentukan prioritas kerja dengan efektif, excellence customer service dan detail oriented
- Mampu berkomunikasi dengan baik secara lisan dan tertulis dalam bahasa Indonesia dan Inggris