Bertanggung jawab mendukung proses administrasi proyek mulai dari persiapan dokumen tender hingga pelaksanaan proyek berkelanjutan, termasuk memastikan kelengkapan dokumen, kepatuhan pada persyaratan klien/pemerintah, koordinasi internal, serta pelaporan yang tepat waktu dan akurat.
Key Responsibilities
A. Tender Administration
- Memantau dan mencari informasi tender dari berbagai platform resmi (LPSE, e-procurement, dan sumber lainnya).
- Mengumpulkan dan memverifikasi dokumen administrasi yang dibutuhkan untuk proses tender.
- Menyusun, mengedit, dan memastikan kelengkapan dokumen penawaran (administrasi, teknis, dan komersial).
- Mengatur jadwal dan memastikan pengiriman dokumen tender tepat waktu sesuai ketentuan.
- Mengarsipkan seluruh dokumen tender secara terstruktur untuk keperluan audit dan referensi.
B. Project Administration (Project Focus)
- Mendukung tim proyek dalam menyiapkan dokumen kerja, kontrak, dan laporan terkait proyek berkelanjutan.
- Mengelola data dan laporan kemajuan proyek secara periodik sesuai format yang disepakati klien.
- Memastikan dokumentasi proyek memenuhi standar
- Mengatur jadwal rapat proyek, mencatat notulen, dan menindaklanjuti hasil keputusan rapat.
- Berkoordinasi dengan tim internal, vendor, dan stakeholder untuk kelancaran operasional proyek.
C. General Administration
- Menangani surat-menyurat, pengarsipan, dan penyusunan dokumen penting.
- Mengelola database proyek dan tender untuk memudahkan pencarian informasi.
- Memastikan seluruh administrasi mematuhi peraturan perusahaan dan hukum yang berlaku.
- Memahami terkait dengan sharing document
Requirements
- Minimal D3/S1 Administrasi, Manajemen, atau bidang terkait.
- Pengalaman minimal 1–2 tahun di bidang administrasi tender atau proyek berbasis technology.
- Pengalaman dalam government projects, especially within defense, law enforcement, or tactical/mission-critical environments
- Memahami prosedur tender pemerintah dan swasta.
- Kemampuan mengoperasikan Microsoft Office, Google Workspace, dan sistem e-procurement dan LPSE.
- Teliti, rapi, dan mampu bekerja dengan deadline ketat.
- Memiliki pemahaman tentang konsep project yang berbasic di IT menjadi nilai tambah.