Procurement Associate

Job Brief

Volantis sedang mencari Procurement Associate yang teliti, berintegritas, dan memiliki pemahaman kuat terhadap aspek hukum dan pengadaan barang/jasa. Posisi ini berperan penting dalam memastikan seluruh proses pengadaan perusahaan, baik dengan pihak swasta maupun instansi pemerintah, berjalan sesuai regulasi, efisien, dan terdokumentasi dengan baik. Kandidat ideal memiliki latar belakang Hukum / Legal, berpengalaman dalam pengelolaan dokumen tender dan perjanjian kerja sama, serta mampu berkoordinasi lintas departemen untuk mendukung kelancaran operasional dan kepatuhan perusahaan.

Sebagai Procurement Associate di Volantis, Anda akan berperan dalam mengelola seluruh aspek administratif dan legal dari proses pengadaan, termasuk penyusunan dokumen tender, peninjauan awal kontrak, dan pengelolaan arsip legalitas perusahaan. Anda juga akan menjadi penghubung antara Manajemen, Finance, dan Project untuk memastikan setiap kerja sama bisnis dan vendor berjalan sesuai ketentuan yang berlaku.

• Mengelola dokumen tender, perjanjian, dan arsip legal secara rapi dan sistematis.
• Mengurus kelengkapan dokumen untuk proses tender (baik pemerintah maupun swasta) dan memastikan kesesuaian dengan persyaratan administrasi.
• Mengurus dan memelihara administrasi dokumen procurement serta memastikan seluruh dokumen mudah diakses dan terarsip dengan baik.
• Memastikan kelengkapan dan keakuratan dokumen pendukung, seperti izin usaha, NPWP, SIUP, sertifikat, dan dokumen legal lainnya.
• Melakukan review awal dokumen kontrak atau perjanjian kerja sama, sebelum dilakukan eskalasi ke tim Legal atau Management.
• Berkoordinasi dengan tim Finance terkait proses invoice, serta dengan tim Project mengenai dokumen seperti BAST dan administrasi proyek lainnya.
• Menyusun, memperbarui, dan mensosialisasikan SOP Procurement secara berkala.
• Mencari, menyeleksi, dan mengurus kontrak sewa kantor serta kerja sama dengan vendor eksternal.
• Menyusun dan menyampaikan laporan legalitas perusahaan secara triwulanan kepada Management.

Job Requirement

• Pendidikan minimal S1 Hukum / Legal Studies atau bidang terkait.
• Memiliki pengalaman minimal 2 tahun di bidang procurement, tender management, atau legal admin, terutama dalam kerja sama dengan instansi pemerintah dan swasta.
• Memahami dasar-dasar kontrak bisnis, peraturan pengadaan, dan dokumen legal perusahaan.
• Mampu menyusun dan memverifikasi dokumen tender dengan cermat.
• Memiliki kemampuan komunikasi, negosiasi, dan koordinasi yang baik.
• Teliti, terorganisir, dan mampu bekerja dengan tenggat waktu ketat